Sistema Público de Escrituração Digital – SPED
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A Constituição Federal de 1.988, no art. 37, inciso XXII, determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.
Assim, em face dessa disposição constitucional, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, que poderá beneficiar os contribuintes na forma de simplificação e racionalização de obrigações acessórias, agilização dos procedimentos sujeitos a controle das administrações tributárias e redução de custos com armazenamento de documentos em papel; e em outra frente, beneficiará as administrações tributárias pois proporcionará integração administrativa, padronização e melhor qualidade das informações, racionalização de custos e maior eficácia da fiscalização (Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005).
Conforme dispõe o Protocolo de Cooperação ENAT nº 2/2005, no desenvolvimento do SPED serão observados os seguintes pressupostos, entre outros que vierem a ser definidos de comum acordo pelos partícipes:
a) bases de dados compartilhadas entre as Administrações Tributárias;
b) reciprocidade na aceitação da legislação de cada ente signatário, relativa aos livros contábeis e fiscais;
c) validade jurídica dos livros contábeis e fiscais em meio digital, dispensando a emissão e guarda de documentos e livros em papel;
d) eliminação da redundância de informações através da padronização e racionalização das obrigações acessórias;
e) preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.
O SPED foi instituído pelo Decreto nº 6.022 de 22.01.2007, tendo sido definido como instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
Os livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 (que trata da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil).
O empresário e a sociedade empresária permanecem obrigados a manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável.
São usuários do SPED:
a) a Secretaria da Receita Federal do Brasil do Ministério da Fazenda;
b) as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, mediante convênio celebrado com a Secretaria da Receita Federal do Brasil; e
c) os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.
Os usuários, no âmbito de suas respectivas competências, deverão estabelecer a obrigatoriedade, periodicidade e prazos de apresentação dos livros e documentos, por eles exigidos, por intermédio do SPED. Os atos administrativos expedidos deverão ser implementados no Sistema concomitantemente com a entrada em vigor desses atos.
O fato de estar previsto que os usuários acima elencados editem atos administrativos, não exclui a competência para exigir, a qualquer tempo, informações adicionais necessárias ao desempenho de suas atribuições.
O acesso às informações armazenadas no Sped deverá ser compartilhado com seus usuários, no limite de suas respectivas competências e sem prejuízo da observância à legislação referente aos sigilos comercial, fiscal e bancário.
As informações também poderão ser acessadas pelos empresários e sociedades empresárias em relação às informações por eles transmitidas.
O Sped será administrado pela Secretaria da Receita Federal do Brasil com a participação de representantes indicados pelas administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e pelos órgãos e entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias.
1. Os usuários do Sped, previamente à edição de seus atos administrativos, deverão articular-se com a Secretaria da Receita Federal do Brasil por intermédio de seu representante.
2. A Secretaria da Receita Federal do Brasil, sempre que necessário, poderá solicitar a participação de representantes dos empresários e das sociedades empresárias, bem assim de entidades de âmbito nacional representativas dos profissionais da área contábil, nas atividades relacionadas ao Sped.
Compete à Secretaria da Receita Federal do Brasil:
a) adotar as medidas necessárias para viabilizar a implantação e o funcionamento do Sped;
b) coordenar as atividades relacionadas ao Sped;
c) compatibilizar as necessidades dos usuários do Sped; e
d) estabelecer a política de segurança e de acesso às informações armazenadas no Sped, observado o disposto no tópico IV deste Comentário.
VI – Autenticação de livros mercantis
Conforme dispõe o art. 7º do Decreto nº 6022/07, o Sped manterá, ainda, funcionalidades de uso exclusivo dos órgãos de registro para as atividades de autenticação de livros mercantis.
VII – Edição de normas complementares
A Secretaria da Receita Federal do Brasil e os órgãos e as entidades da administração pública federal direta e indireta que tenham atribuição legal de regulação, normatização, controle e fiscalização dos empresários e das sociedades empresárias expedirão, em suas respectivas áreas de atuação, normas complementares ao cumprimento do disposto no Decreto nº 6.022/07.
VII.1 – Normas sobre informações contábeis
As normas relacionadas a leiautes e prazos de apresentação de informações contábeis serão editadas após consulta e, quando couber, anuência dos usuários do Sped.
O Conselho Federal de Contabilidade – CFC, que integra o grupo do Sped, revogou a Resolução CFC nº 1.061, de 9 de dezembro de 2005, que estabelecia o Leiaute Brasileiro de Contabilidade Digital para fins de escrituração, geração e armazenamento de informações contábeis em meio digital, a fim de compatibilizá-lo com o Sped.
VII.2 – Normas sobre informações fiscais
Em relação às informações de natureza fiscal de interesse comum, os leiautes e prazos de apresentação serão estabelecidos mediante convênio celebrado entre a Secretaria da Receita Federal do Brasil e as administrações tributárias dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
VIII – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, faz parte do SPED. Dessa forma, por meio do Protocolo de Cooperação nº 3/2005 – II ENAT, buscou-se a sua implantação.
De acordo com o referido Protocolo, a NF-e pode trazer como benefício aos contribuintes, o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do "custo Brasil"), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel. Quanto às administrações tributárias, o benefício consiste na padronização e melhoria na qualidade das informações, racionalização de custos e maior eficácia da fiscalização.
No desenvolvimento da NF-e, serão observados os seguintes pressupostos, entre outros que vierem a ser definidos de comum acordo pelos partícipes:
a) substituição das notas fiscais em papel por documento eletrônico;
b) validade jurídica dos documentos digitais;
c) padronização nacional da NF-e;
d) mínima interferência no ambiente operacional do contribuinte;
e) compartilhamento da NF-e entre as administrações tributárias;
f) preservação do sigilo fiscal, nos termos do Código Tributário Nacional.
A primeira versão da NF-e abrangerá a nota fiscal modelo 1 e 1A, podendo, no futuro, ser ampliado para outros modelos e documentos fiscais.
ICMS/Nacional – Nota Fiscal Eletrônica – NF-e – Ajuste Sinief 7/2005 e Alterações
