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NF-e: Força-tarefa contra a desinformação

Jornal do Comércio

Implementação, que deve ser feita por 79 setores até o mês de setembro, ainda provoca resistência em muitos empresários

Uma das etapas mais importantes do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), a implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), está com os dias contados para entrar em vigor. Até setembro, empresas de 79 setores terão de trocar o antigo bloco de notas pelo computador nas transações com outras companhias. Mas isso não quer dizer que todas estejam preparadas para o novo sistema.

Apesar do aviso feito com antecedência, o processo ainda provoca resistência e receio em alguns empresários mesmo com a grande quantidade de informações fornecidas pelo governo. A contadora Roberta Salvini acredita que as maiores dificuldades enfrentadas são a quebra de um paradigma e a utilização de um novo sistema de emissão de notas fiscais.

As empresas que já utilizam emissão por processamento de dados tendem a apresentar menos dificuldades pois já estão habituadas à utilização de um sistema. Mas, para empresas que emitem os documentos manualmente, o principal desafio está na sistematização e utilização de ferramentas de TI para o processo. “Da mesma forma, muitos municípios de nosso Estado não têm acesso à internet, o que dificulta a implantação e utilização da ferramenta. É uma nova forma de trabalho que gera mudanças nos processos.”

Para o coordenador do Grupo de Estudos em TI do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS) e consultor para os processos de Implantação de NF-e, Ricardo Kerkhoff, o modelo adotado pelo Estado é extremamente simplificado e possibilita a imediata disponibilidade do sistema de NF-e para qualquer empresa. Ele critica a acomodação de alguns empresários – que insistem em permanecer em uma metodologia arcaica e inadequada de gestão da empresa – e agora, além dos procedimentos específicos para a implantação de sistemas e o aprendizado da tecnologia, precisam se adequar a rotinas que exigem conhecimento de uso de internet e gestão de arquivos digitais. “A maioria das dificuldades que as empresas enfrentam é resultante de escolhas malfeitas durante os processos de gestão da informação, principal mercadoria do nosso tempo”, diz.

Mesmo atuando na área de tecnologia, a empresa Aucon Automação e Controle Ltda, de Porto Alegre, precisou deslocar um programador para desenvolver um software específico e realizar o processo de transição para o modelo de notas fiscais eletrônicas. Fabricante de equipamentos de automação e controle para acesso de estacionamentos e garagens, a empresa iniciou a etapa de implantação de NF-e há um ano.

O desafio maior foi adequar o sistema de controle de compras, produção e estoque da firma ao novo formato de emissão de notas do governo estadual e federal. Essas etapas já eram informatizadas, mas as notas eram preenchidas de maneira manual. “Colocamos um técnico de alto nível por cerca de três meses em cima disso. O investimento é alto e representa um custo significativo, ainda mais para empresas que precisam contratar profissionais externos para realizar essa substituição”, avalia o diretor, Francisco Nora.

Para ele, o sistema permitirá um controle fiscal mais rigoroso com a fiscalização da Receita. Outras vantagens apontadas são a agilidade e a redução de erros nos documentos. “O maior beneficiado será o governo, que terá um amplo controle das empresas. Praticamente, ele vai fazer a tua contabilidade. A questão é como atingir as empresas informais.”

Investimento para o futuro


Os custos variam bastante e são condizentes com o tipo de aplicativo que a empresa adquirir. O investimento mínimo é o da aquisição do certificado digital, necessário para a utilização de qualquer programa emissor, que pode variar entre R$ 90,00 e R$ 2,5 mil. Já o programa emissor, o próprio Ministério da Fazenda disponibiliza aos usuários com pequena quantidade de notas preenchidas. As empresas maiores têm disponíveis no mercado sistemas que agregam outros recursos a valores considerados médios em curto prazo, mas totalmente recuperáveis no futuro.

Segundo o contador Marcus Pias dos Santos, o volume de investimento é relativamente baixo, entre R$ 10 mil e R$ 30 mil na grande maioria dos casos, porém em algumas empresas de maior porte, os custos do projeto giram entre R$ 100 mil e R$ 300 mil. “Quanto ao retorno do investimento, a grande maioria das empresas acredita que não haverá retorno ou sequer sabe se o projeto se pagará ou não. Por outro lado, 35% afirmam que atingirão o ponto de equilíbrio de seis meses a um ano”, revela.

Pesquisa sobre companhias emissoras de NF-e

1. Perfil das Empresas
• Cerca de 55% das empresas entrevistadas emitem menos do que 500 notas fiscais por mês, 55% faturam até R$10 milhões por ano, 52% não têm filiais, sendo que 83% emitem ou emitirão NF-e por se enquadrarem na obrigatoriedade legal.

• Percebe-se que a amostra da pesquisa se caracteriza por empresas de pequeno porte com um volume pequeno de documentos fiscais.

2. O Projeto de Implantação
• 80% das empresas concluíram seus projetos em até três meses. Apenas 17% dos projetos tiveram duração entre quatro e seis meses.

• Com relação aos custos do projeto, 62% investiram até R$ 10 mil, 22% de R$ 11 mil a R$ 30 mil e cerca de 10% entre R$ 30 mil e R$ 100mil.

• Quando o assunto é retorno do investimento, os números são muito dispersos. 22% acreditam que o projeto foi só despesa, não haverá retorno. Além disso, 23% sequer sabem se o projeto se pagará ou não. Por outro lado, 15% afirmam que o projeto atingirá o ponto de equilíbrio em até seis meses. 10% de seis meses a um ano e 20% em mais de um ano.

• 70% dos entrevistados informaram que a área contábil participou do projeto. Outras áreas que participaram foram: fiscal (63%), tecnologia (55%), administrativa (38,5%), diretoria (31%), compras (25%). Em 45% dos casos, houve envolvimento do próprio dono da empresa. Contudo, apenas em 25% das empresas ocorreu a contratação de consultoria externa.

3. Contingências
• O Formulário de Segurança (FS ou FS-DA) é o principal mecanismo de contingência oficial utilizado pelas empresas com quase 89% das respostas.

• Quanto às contingências estruturais, 67% utilizam “no break”. Além disso, 28% têm redundância de links de internet e 20% têm servidores redundantes.
• Quase 20% das empresas utilizam o sofware gratuito da Sefaz/SP como segunda opção de sistema emissor.

4. Certificados Digitais
• 62% dos pesquisados adquiriram e-CNPJ tipo A1 para assinar seus documentos eletrônicos, sendo que 24% preferiram o e-CNPJ tipo A3 em cartão e 12% em token. Menos de 10% optaram pelos certificados específicos para emissão de NF-e (e-PJ).

• Quanto ao fornecedor, a Serasa ocupa a primeira posição com 47%, seguido pela Certisign com 27%.

5. Fornecedor de Software
• Percebe-se uma grande dispersão nos números, de forma que não é possível identificar nenhum fornecedor como predominante, conforme abaixo:
Mastermaq……….14%
Sofware próprio………. 9%
Software gratuito Sefaz/SP………. 9%
TOTVS……….9%
SAP ……….3%
Outros……….56%
Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

5. Como as empresas detectaram a obrigatoriedade
• O contador e a Secretaria de Fazenda são os principais responsáveis pela divulgação das informações sobre a obrigatoriedade, conforme abaixo:
Contador……….49%
Secretaria de Fazenda……….26%
Site……….9%
Consultoria Fiscal……….4%
Cliente……….3%
Revista……….3%
Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

6. Futuros Projetos
• Sped Contábil, Sped Fiscal e implantação de ERP estão nos planos de curto prazo da maior parte das empresas, com 66%, 54% e 49%, respectivamente.

Em seguida temos:
Implantação de software fiscal……….20%
Implantação de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços……….17%
Planejamento Tributário……….17%
Auditoria Contábil……….13,5%
Adequação aos padrões internacionais de contabilidade……….12%
Gerencimento de documentos eletrônicos……….11%
Investimentos em segurança da informação……….11%
Auditoria eletrônica 7%

Sistema é encarado como desafio pelas empresas pequenas

Kerkhoff diz que se tornou costume acreditar na prorrogação de prazos Foto: ARQUIVO PESSOAL/DIVULGAÇÃO/JC

Falta de informação emperra processo

Autor de um livro que analisa o Sped e suas consequências, Roberto Dias Duarte coordenou uma pesquisa (conforme quadro da página 4) que analisou o comportamento de 101 pequenas e médias empresas de todo o Brasil, entre junho e agosto deste ano. Com base nos dados obtidos, ele avalia que o maior problema é a falta de conhecimento sobre o assunto. “A divulgação do sistema de nota fiscal eletrônica ainda é muito tímida. Quando esse obstáculo é superado, o projeto fica mais barato, rápido, e os ganhos de produtividade aumentam.”

Para o professor, estamos passando pela segunda onda de transformações gerenciais no Brasil. A primeira foi com a implantação do real, em que as empresas que não se preocuparam com custos, estoques, atendimento e fluxo de caixa passaram por muitos problemas. Algumas até deixaram de existir.

Agora, o Sped está catalizando um movimento de profissionalização da cadeia produtiva como um todo. Não há como ser competitivo individualmente. Com a integração eletrônica do ponto de vista fiscal e logístico, fundamentada pela NF-e, toda a cadeia produtiva deve ser competitiva. “Um elo fraco, seja seu cliente ou seu fornecedor, aumentará os custos e os riscos para a empresa.”

Com a nota fiscal eletrônica, as autoridades fiscais poderão identificar rapidamente quais empresas estão vendendo para pessoas físicas que, na verdade, são empreendimentos informais. Nesse caso, a responsabilidade pelas consequências fiscais é solidária. Ambos são penalizados: quem vende e quem compra.
“O Fisco já está entrando na era do conhecimento. Os contadores perceberam essa tendência e estão se movimentando”, diz. “Sinto que algumas entidades empresariais começaram a compreender que ficar parado é a pior opção. Assim, tenho a expectativa de que a sensibilização dos empresários ganhe mais velocidade”, confia.

Tirando os segmentos que estão obrigados à adaptação ao sistema eletrônico, 20% das empresas entrevistadas declararam que estão emitindo voluntariamente. Segundo Duarte, uma quantidade muito grande de empresas já percebeu os benefícios. Se a lição de casa não for feita, os riscos fiscais são enormes. Pior, esse risco é repassado para o cliente. “No mundo pós-Sped, não adianta ter o produto bom com preço baixo se a sua NF-e está com problemas fiscais. Uma NF-e com conteúdo duvidoso é um verdadeiro Cavalo de Troia, é quase um vírus fiscal que irá infectar os sistemas do seu cliente”, avisa.

Quanto aos investimentos realizados, 62% dos entrevistados desembolsaram até R$ 10 mil, considerando licenciamento e manutenção anual do software, hardware, consultorias, treinamentos e internet. De acordo com o autor, os números refletem exatamente a realidade do País.

Ele reclama que a mídia, na maioria das vezes, noticia apenas os investimentos de grandes empresas e não destaca os pequenos projetos, que correspondem ao verdadeiro Brasil. Independentemente do tamanho do estabelecimento, Duarte afirma que é possível reduzir custos diretos com papel e processos administrativos, além de melhorar o relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores. “Isso dá a falsa ideia de que NF-e é só para empresa grande. Na prática, as empresas pequenas são as mais beneficiadas com as reduções de custo, desde que sejam bem orientadas”, alerta.

Participação por Região

SP 32%
MG, RJ, ES 27%
Norte 7%
Sul 7%
Nordeste 1%
Centro-Oeste 2%
Não Informado 25%

Vantagens para ambos os lados

Entre as vantagens apontadas para o governo, estão o ganho de tempo na base de informação e a melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando intercâmbio e compartilhamento de dados com redução de custos no processo de controle. Em relação à possibilidade de aumento da arrecadação, as opiniões são divergentes.

Alguns acreditam que ocorrerá apenas uma mudança na forma de emissão das informações. Outros confiam na diminuição da sonegação e em mais retorno de impostos. “Talvez chegue a hora em que o governo tenha que pensar em reduzir os impostos, pois com a NF-e e os Sped Fiscal e Contábil, a arrecadação aumentará muito”, calcula o contador Marcus Pias dos Santos.

Para os empresários, os benefícios apontados são significativa redução nos custos de impressão, papel e armazenagem de documentos fiscais, simplificação de obrigações acessórias, redução de erros de escrituração e melhoria na gestão comercial e fiscal. Conforme a contadora Roberta Salvini, há um custo de implantação, mas em médio prazo o mesmo será compensado.

Para empresas que não utilizavam ferramentas de TI, a implantação de sistemas de informação irá auxiliar os gestores no controle de seus negócios com mais facilidade em relação a eventuais controles manuais. “A informação é o maior ganho para o empresário”, diz.

O contador Marcus Pias dos Santos faz outra observação relevante. Conforme ele, a substituição do uso do papel por um documento digital que permite ao Fisco o controle em tempo real das operações não tem como entrar em funcionamento sem erros de hoje para amanhã. “Há necessidade de um período de testes, com um funcionamento em paralelo do sistema para que se possa certificar que as informações geradas são corretas.”

Nas empresas de pequeno porte, a implantação de sistemas informatizados para emissão de notas fiscais é encarada como um desafio, pois um grande número nem conta com equipamentos de informática. De acordo com Santos, esse é o caso da maioria das empresas do Brasil, que lutam com dificuldades para empreender.
Além de investir um tempo médio de três a seis meses e recursos na ordem de R$ 10 mil para a implantação da NF-e, muitas terão dificuldades com licenciamento e manutenção de softwares, aquisição de hardware, consultorias, treinamentos, internet e certificado digital.

Outro problema é que nem todos os profissionais da área contábil estão aptos a desenvolver um trabalho eficaz. Por se tratar de uma oportunidade de negócios relativamente nova, a sua qualificação também está em desenvolvimento. “Já as empresas de maior porte, além de possuírem condições de se adaptar, terão mais benefícios em redução de custos e melhoria de gestão”, afirma.

Ricardo Kerkhoff, coordenador do Grupo de Estudos em TI do Conselho Regional de Contabilidade do Rio Grande do Sul (CRC-RS) e consultor para os processos de Implantação de NF-e, considera que a determinação do Ministério da Fazenda está dentro da realidade das empresas brasileiras, em função, principalmente, da possibilidade de dispensa da obrigação por empresas que tenham movimentação de saídas inferior a R$ 360 mil durante o ano de 2008.

Na opinião do conselheiro, nunca antes na história da legislação se disponibilizou tanta informação e tão imediatamente quanto tem se feito junto ao projeto Sped. “Contudo, ocorre que infelizmente já é um costume do empresário brasileiro a aposta na prorrogação dos prazos, deixando tudo para a última hora. Isso está gerando um gargalo junto às forças de trabalho instaladas nas empresas de software que atuam neste campo, prejudicando, em alguns casos, o cumprimento dos prazos”, alerta.

A adesão está sendo, em sua maioria, por cumprimento de determinação legal. A exceção são as empresas de maior porte que, por suas atividades, ainda não estão obrigadas. “As empresas, em sua maioria, não conhecem com clareza as regras, mas para isso, os profissionais da contabilidade deverão auxiliá-las na tomada de decisões em relação à implantação e utilização da sistemática”, avisa.