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NF-e: é virtual, sim, mas também muito real

Não tem mais volta. A emissão das notas fiscais eletrônicas (NF-e) é um fato e só tende a evoluir com cada vez mais empresas aderindo ao processo automatizado, eliminando custos com papéis e impressão, com espaço para armazenamento de documentos, burocracia, erros de digitação, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes, agilizando as cargas nos postos fiscais de fronteira, além de reduzir fraudes e a sonegação e incentivar o uso de novas tecnologias e o comércio eletrônico.

Uma das primeiras empresas a concluir a automação de todas as suas notas fiscais foi a Eurofarma, integrante do grupo de 19 empresas a aderirem ao projeto-piloto da Receita Federal e Secretarias de Fazenda há pouco mais de um ano. Desde abril passado, o Laboratório Eurofarma emite a seus clientes, entre farmácias, redes e distribuidores, 100% das 600 notas diárias dos tipos 1 e 1A (específicas para circulação de mercadorias) já pelo sistema eletrônico. São 15 mil NF-e mensais. Agora a empresa só aguarda a homologação da sua Distribuidora junto à Sefaz-SP, que deve sair ainda neste mês, para ampliar esse número para 30 mil NF-e mensalmente, completando o ciclo.

"Esse desempenho superou até mesmo as expectativas mais otimistas da empresa", diz Tacyana Salomão, CIO da Eurofarma. Desde novembro até abril, a Eurofarma emitiu 70 mil NF-e. A solução adotada pela Eurofarma chama-se Flow e foi desenvolvida pela consultoria de TI Neoris para ser integrada ao sistema de gestão SAP da empresa. O Flow é um software que gerencia todo o ciclo de vida da nota fiscal desde quando ela é enviada em forma de arquivo XML para a Secretaria da Fazenda, até o momento de voltar para a empresa (depois de passar por vários estágios eletrônicos) e ser armazenada no HD ou outro tipo de mídia. Nesse caminho, a NF-e é assinada digitalmente pelo contribuinte com um sistema de chave privada, o que garante sua autoria e integridade, e a Secretaria da Fazenda retorna o documento já validado e o disponibiliza também para a Receita Federal.

A Sefaz-SP estima chegar ao fim de 2007 com 30 milhões de notas fiscais eletrônicas mensalmente, o que corresponde a 50% do total emitido no Estado de São Paulo. Até agora, cerca de 400 mil documentos já foram gerados eletronicamente desde que foi implantado o projeto-piloto no País em seis Estados (SP, RS, SC, BA, MA e GO).

Segundo Tacyana Salomão, da Eurofarma, a economia mensal conseguida com o fim do papel, impressão e armazenagem de documentos por cinco anos está avaliada em R$ 25 mil mensais. Entre outras vantagens obtidas pelas empresas que já entraram no projeto, destaca-se também a simplificação de obrigações acessórias, como a dispensa de AIDF – Autorização para Impressão de Documentos Fiscais, documentos contendo dados de faturamento, movimento de vendas, informações sobre clientes, etc., que por lei, precisam ser guardados para serem fiscalizados posteriormente. Existe um consenso também entre essas empresas – são 29 as que já estão emitindo e outras 40 em fase de homologação junto às Sefaz – de que haverá mais agilidade nos postos fiscais de fronteira, uma vez que eles terão leitores de códigos de barras para identificarem o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), uma representação gráfica simplificada na NF-e que terá impressa uma chave de acesso para consulta na internet e um código de barras bidimensional, explica Salomão.

Se a Eurofarma completou o ciclo, a Wickbold & Nosso Pão orgulha-se em dizer que foi a pioneira na emissão da NF-e em São Paulo, em setembro de 2006. "Fomos a primeira empresa a emitir uma nota eletrônica com validade jurídica no dia 15 de setembro de 2006, e participamos do projeto desde o início com outras 18 empresas, ajudando a desenvolver conceitos, normas e formatando o modelo que hoje está em vigor", diz Carlos Alberto Pinto, gerente de Controladoria da Wickbold. Mas a massificação do sistema na fábrica ainda é lenta, explica Pinto, porque a empresa dispõe de milhares de clientes (cerca de 15 mil) entre padarias, mercadinhos, redes de supermercados "que ainda desconhecem como funciona o processo e precisam ser devidamente informados sobre ele, e isso leva tempo". Até abril foram emitidas 69 mil NF-e. A Wickbold tem um movimento mensal de 140 mil notas fiscais, mas só 10% dessas já estão saindo no formato de XML. "Nossa meta é chegar a 100% da operação até o fim deste ano", informa Pinto.

O grupo siderúrgico Gerdau – também integrante das 19 empresas do projeto-piloto – adotou o sistema em três unidades, no Rio Grande do Sul, São Paulo e Bahia. Segundo Paulo Roberto da Silva, gerente de Projeto de TI para a América Latina da Gerdau, foram emitidas 14.476 NF-e pelas três fábrica até 30 de abril último. O grupo, no entanto, gera cerca de 175 mil notas mensais (no total em papel). Os 2.500 clientes das unidades dos três Estados já recebem os documentos eletrônicos. Até o fim deste ano, o processo será concluído em todo o grupo Gerdau com investimentos de US$ 960 mil e com uma economia estimada de R$ 275 mil, considerando apenas os custos de emissão dos documentos (ou seja, gastos eliminados com papel), informa o diretor contábil do grupo, Geraldo Toffanello. Isso porque enquanto a NF em papel custa R$ 0,25, um documento eletrônico sai pela metade.

Outra vantagem que o sistema confere, segundo Toffanello, é a "logística mais rápida e a redução das fraudes nos documentos e da sonegação de impostos, já que haverá maior controle das operações de circulação de mercadorias por parte dos órgãos arrecadadores." A segurança e validade jurídica, garantidas pela certificação digital, simplificarão a prestação de informações de parte dos contribuintes e também o acompanhamento das operações pelas Secretarias de Fazenda.

Na montadora Toyota, a implantação do sistema é feita de forma gradual, por enquanto com as concessionárias e não nas vendas diretas. São 90 mil notas fiscais em papel mensalmente (faturamento de peças e veículos), mas dessas, somente 5,5 mil são emitidas eletronicamente por mês. Todas correspondem somente à venda de veículos. A meta é completar todo o ciclo até o fim do ano, segundo a empresa.

A Petrobras Distribuidora – também integrante do projeto-piloto – optou por um "escopo pequeno para não impactar o processo de negócios", segundo resposta enviada por e-mail ao DC. A Petrobras emitiu 1.267 notas eletrônicas até abril passado. A expectativa da empresa é ampliar gradualmente a adoção do documento, chegando a 100% do faturamento no final do ano, ou seja, uma média de 360 mil notas fiscais mensais distribuídas em 120 pontos de faturamento espalhados por 27 Estados, 7 mil postos de serviços e 20 mil clientes consumidores.