Intimação eletrônica: o leão mora ao lado

Renato Opice Blum Marcelo de C. Rodrigues

A Secretaria da Receita Federal recentemente implantou o sistema de intimações eletrônicas. Na verdade, o referido sistema é uma continuidade do desenvolvimento tecnológico implementado pelo órgão nos últimos anos, iniciado a partir da entrega de declaração de renda via internet, tanto das pessoas jurídicas quanto das físicas, modificações estas que aproximaram de forma acentuada o fisco e o contribuinte.

A internet rompeu fronteiras e barreiras nos mais diversos setores de nossa sociedade, alterou a forma de concretização e de formalização de negócios e atos jurídicos, o que não poderia ser exceção no relacionamento entre o Estado e os contribuintes, o qual tem buscado se modernizar e se aprimorar em tecnologias da informação.

Certamente, a intimação eletrônica trará vantagens tanto para os contribuintes como para o fisco. Todavia, a opção, pelo contribuinte, desse canal de comunicação com o fisco deve preceder uma verificação prévia na organização e estrutura tecnológica que dispõe, de forma suficiente a garantir que a informação recebida pelo fisco será devidamente processada com a adoção das medidas necessárias.

Há décadas a questão da intimação tem gerado inúmeras controvérsias e discussões. Na esfera administrativa em especial, o Primeiro Conselho de Contribuintes do Ministério da Fazenda editou a Súmula nº 9, com o seguinte teor: “É válida a ciência da notificação por via postal realizada no domicílio fiscal eleito pelo contribuinte, confirmada com a assinatura do recebedor da correspondência, ainda que este não seja o representante legal do destinatário.”

A origem da presente súmula surgiu justamente em virtude do recebimento de notificações por terceiros, diga-se porteiros, zeladores, vigias, funcionários etc., reconhecendo o Primeiro Conselho de Contribuintes que a confirmação da assinatura do recebedor é válida, ainda que ele não seja o representante legal do destinatário, não acarretando cerceamento de defesa do contribuinte.

É comum o recebimento de intimações por pessoas estranhas à administração da empresa, que desconhecem o tema do documento, bem como as providências necessárias a serem adotadas. O que, por muitas vezes, em razão de sua inércia, acabam por acarretar decurso de prazo e até mesmo o perecimento do direito do contribuinte ou a abstenção da discussão do tema na esfera administrativa.

A opção por esse canal de comunicação com o fisco exige uma verificação prévia na organização e estrutura do contribuinte

A intimação eletrônica é uma forma de se evitar que tal lapso ocorra. Mas há cuidados a serem tomados, sendo necessário a fixação de procedimentos internos balizadores dessa relação. A opção ensejará ao contribuinte a necessidade de uma constante verificação das mensagens provenientes do fisco, sendo ideal a criação, dentro de sua estrutura, de um e-mail exclusivo para as correspondências com o leão e a capacitação técnica da pessoa responsável por receber e avaliar a intimação recebida.

Destacamos que a intimação eletrônica é um dos pontos delineados pela Portaria nº 259, de 2006, da Secretaria da Receita Federal, que descreve as características do processo eletrônico, denominado “e-processo”. O processo eletrônico, nos termos da portaria da Receita, será composto pelos atos e termos processuais praticados de forma eletrônica, juntamente com os documentos apresentados em papel, digitalizados pela secretaria.

Por sua vez, os atos e termos processuais poderão ser enviados eletronicamente à Secretaria da Receita Federal por meio do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC) e serão assinados mediante a utilização de um certificado digital emitido no âmbito da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), sendo comprovado o envio mediante recibo com assinatura digital emitida pela Receita Federal.

A opção pela utilização do meio eletrônico desobriga o sujeito passivo de protocolizar os documentos em papel junto à Receita Federal. Todavia, os meios de prova onde não for possível a sua apresentação na forma eletrônica poderão ser protocolizados na unidade responsável da secretaria.

Realçamos que a proximidade entre o fisco e o contribuinte não para por aí. Destacam-se a Contribuição Provisória sobre Movimentação Financeira (CPMF), que por reflexo fiscaliza as movimentações financeiras, as informações sobre gastos encaminhadas pelas empresas de cartões de crédito e a informatização dos cartórios de registro de imóveis, dentre outras. Essas alterações deixam o leão mais perto do que se possa imaginar, pois mesmo sem exprimir seu forte rugido ele está ao redor, o que impõe cautela na guarda dos documentos inerentes à declaração de imposto de renda, venda de bens imóveis, veículos, receitas, dentre outros, para apresentação caso seja intimado da forma que optar, pela via postal tradicional ou pela internet.