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Benefícios para as empresa no projeto da NF-e

Muito se fala das vantagens para o governo com a redução de trabalhos operacionais e aumento de arrecadação, mas a NF-e também traz uma série de vantagens às empresas que aderirem ao modelo

Fruto de uma parceria entre o Governo Federal e a Secretaria de Fazenda, o Projeto Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) constitui de um avanço para facilitar os processos dos contribuintes e as atividades de fiscalização sobre prestações e operações tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

O projeto tem o objetivo de inovar o modelo atual de emissão de documentos fiscais impressos, substituindo o documento em papel por uma documento eletrônico, devidamente certificado e seguro e simplificando as obrigações dos contribuintes ao mesmo tempo em que facilitará o acompanhamento de operações comerciais pelo fisco.

Por conta disso, muito tem se falado nas vantagens para o governo com a redução de trabalhos operacionais e aumento de arrecadação, deixando de lado os benefícios que as empresas que aderirem à NF-e terão e como esta revolução digital poderá beneficiá-las num futuro muito próximo.

Apenas nesta primeira estapa do projeto, em que poderão ser emitidos os documentos que irão substituir as vias de tipo 1 e 1ª, uma dessas vantagens está na simplificação de suas obrigações acessórias. As empresas serão dispensadas da Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), que controla as autorizações para a impressão de documentos fiscais.

Além disso, as empresas terão seus custos de impressão significativamente reduzidos a partir do momento em que duas vias a menos terão de ser impressas. Isso trará uma redução no custo de impressão de formulários para impressão. Neste ponto, quem sai perdendo são as gráficas, mas pelo bem comum, o revés é muito menor se visto que os benefícios sociais como o impacto ecológico serão consideráveis.

O tempo perdido nos postos fiscais também será reduzido. A verificação que antes era manual, agora passa a ser automática, pois ao invés de carregar as vias 1 e 1A, o transportador irá carregar somente a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que conterá a identificação da mercadoria transportada. Com isso, será possível fazer as validações pertinentes de forma mais rápida.

Por fim, outro benefício da adoção da NF-e é a redução de custos com impressão e armazenamento em papel por cinco anos. Além de menos papel para armazenar, como os dados estarão nas secretarias da fazenda, o arquivamento obrigatório dos documentos por cinco anos cai por terra e a tarefa fica a cargo do governo.

Parece pouco, mas vamos imaginar uma empresa de médio porte, que fature entre 300 e 500 milhões de reais por ano e que emita cerca de 1,5 mil notas fiscais por dia, cenário comum na indústria de móveis, por exemplo. São 3 mil páginas a menos por dia, 63 mil no mês e 756 mil no ano, aproximadamente.

Agora vamos considerar as etapas resumidas na cadeia pela qual cada página é submetida: extração, beneficiamento da celulose, impressão do fomulário, armazenamento, transporte, impressão da nota fiscal, validação
no posto fiscal e armazenamento por cinco anos de cada uma dessas páginas.

Mas os benefícios podem ir muito além, pois de imediato, o governo está incentivando o relacionamento B2B (business-to-business) nas empresas, a troca de dados eletrônicos através da automatização de processos. Quando as empresas receptoras começarem a receber as notas fiscais eletrônicas automaticamente, poderá de fato ter início a verdadeira revolução digital no relacionamento entre empresas.

Pela NF-e será possível dar entrada no recebimento e atualizar os estoques automaticamente. Desta maneira, os erros com digitação e demora no recebimento poderão facilmente desaparecer. Algumas empresas hoje já possuem esta tecnologia. Porém ela não é muito difundida no mercado brasileiro, onde, estima-se, em torno de 17% das empresas, de acordo com a IDC, têm um sistema de supply chain. Ainda assim, entre elas não há uma implementação total das capacitadas de integração, que incluem faturamento de pedidos eletrônicos; envio e recebimento de cotações eletrônicas; negociações on-line de preços, prazos e quantidades; leilões reversos e centrais de compras; advance Shipping Notive – validação da nota fiscal pelo cliente antes da remessa da mercadoria; portais de vendas; e emissão de pedidos automáticos com base nos níveis de estoque, entre outros.

Todos esses benefícios, e outros mais do relacionamento B2B, visando a redução de estoques e aumentos das vendas, podem estar presentes em qualquer elo de uma cadeia de suprimentos ou distribuição, não importando o segmento de atuação nem o porte da empresa. E já existem empresas especializadas que podem oferecer este serviço.

Com isto, estamos para passar por uma grande revolução no processo de gestão das empresas. As décadas de 80 e 90 foram do ERP. Agora passaremos por mais um marco, o da Colaboração Empresarial.
*Marlon Marques de Almeida é Gerente de Marketing e Produto da NeoGrid (www.neogrid.com.br), empresa provedora de soluções, especializada em Comércio Colaborativo – B2B – para supply chain.

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