Adeus ao talão

Ainda em fase de testes, a nota fiscal eletrônica já se posiciona para aposentar de vez os talões. De quebra, a adoção desse sistema reduzirá custos operacionais para empresas e ajudará o governo a melhorar seus métodos de arrecadação de impostos

Por Anderson Gurgel

Já faz parte do processo de surgimento de novas tecnologias a criação de siglas. Numa mescla de modismo com facilidade e agilidade,o mundo dos negócios adota com grande rapidez termos como TIC,ERP,CRM,BI além de muitos outros. E eles passam a fazer parte da rotina de trabalho e de contratos. O termo que está chegando a esse grupo é NF-e, que é a simplificação de Nota Fiscal Eletrônica. A novidade, sintetizada nessas poucas letras, é o primeiro passo de uma revolução que o Ministério da Fazenda,em conjunto com órgãos de arrecadação nos estados de São Paulo, Santa Catarina, Bahia, Rio Grande do Sul,Maranhão e Goiás,pretende fazer na esfera tributária.

A NF-e é ainda um projeto-piloto. Mas já envolve um grupo de empresas de tal porte — e se mostra tão bemsucedida — que a adoção desse modelo em larga escalada tornou-se somente uma questão de tempo. Fazem parte atualmente desse seleto grupo algumas das maiores companhias emissoras de notas fiscais do Brasil, como a Souza Cruz, o laboratório Eurofarma, a distribuidora farmacêutica Dimed e a Ultragaz, além da montadora Toyota, da Volkswagen, Sadia entre outros. E cerca de 400 outras esperam a oportunidade de participar.

Na prática, esse grupo que está sendo formatado desde 2004, tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que possa substituir a sistemática atual de emissão desse documento em papel. Para isso, o desafio do projeto passa justamente por dar validade jurídica à NF-e.O modelo em teste, como forma de dar credibilidade ao processo, passa assinatura digital do documento fiscal do remetente.Entre os ganhos está a simplificação do cumprimento das obrigações dos contribuintes e a facilitação para que o Fisco consiga acompanhar as operações comerciais em tempo real.

Uma forma de entender melhor esse funcionamento é pelo exemplo da distribuidora de produtos farmacêuticos Dimed.A empresa, com sede no Rio Grande do Sul, iniciou os testes em 14 de setembro. Atualmente, ela emite por volta de 150 mil notas fiscais por mês e é uma das maiores emissoras entre as companhias gaúchas. A representatividade dela faz com que o sucesso desse ensaio seja estratégico para a expansão do modelo naquela região.“Fomos convidados a participar do projeto justamente pelo nosso volume de notas emitidas”, fala Carlos Dottori, responsável por NF-e na companhia.

Na migração para esse novo modelo, a Dimed optou por fazer o primeiro teste em uma parte da sua operação. O escopo do projeto foram as notas fiscais dos Modelos 1 e 1A usadas nas operações da empresa com a sua rede distribuidores varejistas, chamada de PanVel, e que conta com cerca de 200 lojas.Atualmente, cinco unidades já estão recebendo as NF-e. “A nossa meta é adotar esse modelo para 100% da rede,o que representará cerca de 50 mil notas por mês”, reforça Dottori.

Na rotina,a Dimed emite a NF-e gerando um arquivo eletrônico que contém as informações fiscais da operação comercial. A equipe de TI da empresa criou um modelo que usa o hardware Net D-Fence, da True Acess,uma empresa especializada em segurança da informação. O equipamento tem funções de HSM (Host Security Module) e VPN (Virtual Private Network) que garantem a assinatura digital e o envio pela rede desse arquivo com recursos de criptografia.

Como lembra Marco Antonio Zanini, diretor de alianças da True Acess, era fundamental criar soluções com esse grau de segurança para oferecer aos clientes, como a Dimed.“Na NF-e a responsabilidade sobre as informações do documento fiscal são do emissor, o que exige grandes cuidados na escolha do modelo a ser adotado”, completa. Assim, a distribuidora de produtos farmacêuticos,depois de gerar e assinar o documento, ela o envia Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de jurisdição do contribuinte que fará uma pré-validação do arquivo.

Em seguida, há o retorno de um protocolo de recebimento, que é uma autorização de uso, sem o qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Uma cópia da NF-e também é transmitida para a Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as notas fiscais eletrônicas emitidas no ambiente nacional.As operações privilegiadas pelo modelo são as referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI),em documentos dos modelos tipo 1 e 1ª,como ilustrado no caso da Dimed.

Zanini, em função de especificidades de cada operação, acrescenta que pode haver também o envio do documento, no caso de operações interestaduais, para a Sefaz do destino da operação e até para a Suframa, quando envolver mercadorias destinadas às áreas com incentivos fiscais.“O mais importante é que, nesse sistema, as NF-e ficam disponíveis para consulta pela Internet para o destinatário e outros legítimos interessados, que detenham a chave de acesso do documento eletrônico”, acrescenta.

Outra empresa que está apostando nesse projeto-piloto é a fabricante de automóveis Toyota do Brasil,que emite cerca de 60 mil notas fiscais por mês. Recentemente, essa empresa divulgou o seu modelo de emissão de NF-e, ainda nessa fase de testes. Como no caso da Dimed e dos outros pioneiros, a multinacional japonesa está operando com o método tradicional e o eletrônico e adotou uma parte da emissão do faturamento de veículos como escopo. Em termos tecnológicos, a solução em uso também conta com o hardware de HSM da True Access,para fazer a assinatura e o armazenamento do certificado digital, item fundamental para a segurança do processo.

Uma das grandes preocupações da empresas na adoção da NF-e era a questão da etapa do transporte das mercadorias. No sistema em teste, o modelo adotado como suporte à logística conta com o uso de uma representação gráfica simplificada da NF-e,que leva o nome de Danfe, ou seja, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Esse material é impresso em papel comum,em única via e contém em destaque a chave de acesso para consulta da nota fiscal eletrônica pela internet.

Ele também tem um código de barras bidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações do documento pelas unidades fiscais.

Como lembra Valêncio Garcia, diretor comercial da Mercador, empresa de e-business do Grupo Telefônica, o modelo adotado para a NF-e tem como benefício adicional a redução do risco de nota fria bruscamente, quase a zero. “Esse sistema vai gerar um maior rigor nas transações financeiras, além de maior segurança para os negócios”, frisa.Como participante do piloto,a operadora,por meio dessa fornecedora de tecnologia,presta serviço complementares de TI, como Supply Chain Management. “Temos cerca de dez mil clientes e muitos desses trocam informações e documentos e pretendem adotar, assim que possível, esse modelo de emissão fiscal.”

Pode parecer insignificante, mas a automatização dessas informações faz diferença. Marcello Massaini, gerente fiscal e de tributos do laboratório Eurofarma, comenta que qualquer falha na emissão da nota fiscal, quando numa fiscalização em barreiras interestaduais, pode gerar a retenção da carga por dois, três ou até mais dias.“Com a NF-e, as conferências são muito mais rápidas e simplificadas, gerando menos perdas no transporte”,exemplifica.

outros ganhos com a adoção da NF-e.A partir de uma solução tecnológica organizada com parceiros com a Neoris e a SAP, a empresa conseguiu implantar o modelo fiscal eletrônico em todas as frentes de atuação do laboratório. Massaini também acrescenta a desburocratização como outro benefício.“Isso sem falar que tivemos uma redução de custos geral de cerca de R$ 25 mil por mês”, revela.

Ainda sobre impactos que a adoção da NF-e gerará, Carlos Kazuo Tomomitsu, sócio-diretor do Grupo Procwork, que também atua com soluções para a área fiscal, lembra que esse sistema é parte integrante de um modelo fiscal e tributário totalmente eletrônico e que já está em gestação.“O próximo passo será o lançamento do Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como Sped, que envolverá também a transformação em arquivos eletrônicos de todas as informações contábeis dos livros Razão, Diário e, na área fiscal, dos livros de Entrada e Saída”, explica.

Dentro disso, a NF-e é o primeiro passo para a digitalização dos controles fiscais e contábeis que ainda hoje são feitos à mão nas empresas.No projeto- piloto de notas fiscais eletrônicas, o Procwork tem como clientes a General Motors, a Eletropaulo e a Bosch. Eles utilizam a solução PW.NF-e, um sistema desenvolvido para atender ao novo projeto de administração tributária. Tomomitsu acrescenta que um diferencial dessa solução é que ela integra essas obrigações fiscais com os sistemas de gestão, os famosos ERP (Enterprise Resource Planning).

NF-e é o primeiro passo para a digitalização dos controles fiscais e contábeis que hoje ainda são preenchidos à mão