AUTENTICAÇÃO DE LIVROS CONTÁBEIS DIGITAIS E LIVROS EM PAPEL
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A Contabilidade é um dos segmentos mais importantes para a gestão e deve ser feita para atender aos interesses da empresa e demais usuários no que se refere às informações nela contidas, em especial para a tomada de decisões. Dada a sua importância, e, sobretudo em decorrência de exigências do fisco, a autenticação dos seus livros obrigatórios torna-se indispensável. A seguir destacamos os principais pontos previstos na legislação sobre a autenticação de livros dos empresários e das sociedades empresárias, nas Juntas Comerciais.
1. Lavrados os termos de abertura e de encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, de caráter obrigatório, salvo disposição especial de lei, deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial (art. 1.181 – CC/2002):
1.1 antes ou após efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas;
1.2 após efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM) e de livros digitais.
– O empresário e a sociedade empresária poderão fazer autenticar livros não obrigatórios (Parágrafo único, art. 1.181 – CC/2002).
– É dispensado das exigências de livros contábeis o pequeno empresário a que se refere o art. 970, da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002, que não está obrigado a seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, nem a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico (art. 1.179 e § 2º – CC/2002).
2. A Junta Comercial procederá às autenticações previstas na INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 102, DE 25 DE ABRIL DE 2006 do DNRC – DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGISTRO DO COMÉRCIO por termo, que conterá declaração expressa da exatidão dos termos de abertura e de encerramento, bem como o número e a data de autenticação, do seguinte modo:
2.1 nos livros, será aposto na primeira página numerada (alínea “a”, art. 12 do Decreto nº 64.567/69);
2.2 nas fichas ou folhas contínuas, será aposto no anverso da primeira dobra de cada bloco;
2.3 nas fichas avulsas, será aposto na primeira ficha de cada conjunto e todas as demais serão obrigatoriamente autenticadas com o sinete da Junta Comercial e rubrica do autenticador sobre esse (art. 9º, Decreto nº 64.567/69);
2.4 nos livros digitais deverá ser observado o LBCD – Leiaute Brasileiro de Contabilidade Digital.
– Em qualquer das hipóteses, o autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo.
– Com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva com requisitos de segurança, atendidos os procedimentos e requisitos quanto a posição e conteúdo do termo e identificação dos signatários.
3. Quando se tratar de livros digitais, com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias:
3.1 devem ser assinados por contabilistas legalmente habilitados e pelo empresário ou sociedade empresária, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, de acordo com as regras da ICP Brasil, antes de serem submetidos à autenticação pelas Juntas Comerciais;
3.2 após autenticados pelas Juntas Comerciais, devem ser submetidos pelo empresário ou sociedade empresária, anualmente, pelo menos, à inserção de novo selo cronológico digital atualizado tecnologicamente, que utilizará certificado digital de segurança mínima de nível 3, sob pena de não valer como prova.
– As Juntas Comerciais deverão autenticar os livros digitais com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, e inserir, em cada autenticação, selo cronológico digital.
– As Juntas Comerciais deverão inserir, anualmente, no conjunto de hash dos livros digitais autenticados, selo cronológico digital.
– Os certificados digitais e o selo cronológico digital mencionados neste artigo deverão observar conformidade com as regras da ICP Brasil.
4. A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:
4.1 esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresária (parágrafo único, art. 1.181 – CC/2002);
4.2 os requisitos mencionados, em cada caso, nesta Instrução Normativa, sejam atendidos;
4.3 seja observada a seqüência do número de ordem do instrumento;
4.4 relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares:
a) estejam todos presentes no ato da autenticação;
b) no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com certificado digital em conformidade com as regras da ICP- Brasil, de segurança mínima tipo A3, e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme o LBCD – Leiaute Brasileiro de Contabilidade Digital.
Destaque-se que a autenticação do instrumento independe da apresentação física à Junta Comercial de outro(s) anteriormente autenticado(s).
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Fundamentação legal:
Legislação: INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 102, DE 25 DE ABRIL DE 2006
Lei nº 8.934, de 18 de novembro de 1994
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001
Código Civil – Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002
Decreto nº64.567/69
Decreto-lei nº 486, de 3 de março de 1969
Decreto Federal nº 64.567, de 22 de maio de 1969
Decreto nº 1.800, de 30 de janeiro de 1996.
Fonte: Portal da Classe Contábil
