As principais dúvidas da Escrituração Contábil Digital – ECD
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Nos últimos dias tenho observado diversas dúvidas dos contribuintes que estão obrigados a entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD) até o próximo dia 30 de junho de 2009.
Como militante na área contábil e colaborador nesse processo de transição do papel para o meio digital, quer no Governo (DNRC), quer nos órgão de fiscalização da profissão (CFC) e como Vogal da Jucesp, vislumbrei a necessidade de fazer algumas reflexões com a finalidade de orientar a classe contábil do Brasil, em face das inúmeras dúvidas que surgem a cada dia.
Na Junta Comercial do Estado de São Paulo recebemos diariamente dezenas de telefonemas com dúvidas de usuários para saber quais os procedimentos para entrega da ECD, a qual gostaria de comentar:
De antemão informo que nos portais da Jucesp no link http://www.jucesp.fazenda.sp.gov.br/sped.shtm e do Sped Contábil – link : http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm os usuários encontram diversos esclarecimentos com respostas às principais dúvidas.
Como algumas Juntas Comerciais atrasaram para se adaptar às mudanças e disponibilização das informações dos procedimentos de registros dos livros eletrônicos, muitas empresas obrigadas a transmitir os arquivos até 30/06, tiveram que registrar os Livros Diários de 2008 em papel para participar de concorrências, licitações e também para atender as disposições estatutárias.
Quando as empresas preenchem o programa Sped Contábil devem colocar no requerimento para as Juntas Comerciais o nº documento de arrecadação e a data de seu pagamento, em seguida transmitem para o SPED e ficam aguardando o registro nas Juntas Comerciais. Apenas a Junta Comercial de MG não solicita tais informações.
Algumas juntas comerciais ainda não disponibilizam informações sobre como obter o número do documento de arrecadação. Neste caso, o DNRC recomenda que o campo seja preenchido com INEXISTENTE.
Na regulamentação do DNRC IN 107/2008, está claro no inciso III do Art. 15
Art. 15. A autenticação de instrumentos de escrituração não se fará sem que:
III – seja observada a seqüência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração;
Assim sendo, não podem existir, ao mesmo tempo, dois livros diários em relação ao mesmo período, independente do meio em que foram "impressos".
Quando as Juntas Comerciais analisam o Livro Digital e constatam que o número do livro é o mesmo que já fora registrado em papel, colocam o mesmo em exigência.
No próprio site da Receita Federal do Brasil – SPED, há uma previsão sobre os casos de duplicidade; observem a pergunta e resposta 26:
26. Já foram autenticados livros em papel relativos a parte de 2008. É possível o envio da Escrituração Contábil Digital de 2008?
Não podem existir duas escriturações relativas ao mesmo período. Além disso, a RECOMPOSIÇÃO da escrituração só é admitida nos casos de extravio, destruição ou deterioração.
Algumas empresas, na mesma situação, estão gerando dois conjuntos de livros digitais:
um do período já autenticado em papel e outro para o remanescente.
No primeiro conjunto, tentam manter a mesma numeração dos livros em papel. Quanto isto é impossível, por existir mais de um livro em papel no período do livro digital, informam no campo "número do livro" o primeiro número da seqüência e, após o nome do livro (Campo NAT_LIVR), informam que "este livro corresponde aos livros (…) a (…) em papel".
O primeiro conjunto terá sua autenticação indeferida pela Junta Comercial, mas o objetivo é evitar a imposição de penalidade pela RFB.
Desta forma, a partir do momento que as empresas transmitem a ECD para o SPED, via programa ReceitaNet Sped, a obrigação acessória da RFB já foi cumprida, portanto, o contribuinte estará isento da penalidade pela falta da entrega perante o fisco federal.
Entendo que uma vez entregue os arquivos eletrônicos para a RFB, o fisco já recebeu as informações necessárias para fiscalizar os contribuintes, independente da autenticação na na Junta Comercial. Embora não autenticado, o livro digital entregue é um documento eletrônico, digitalmente assinado pelo contabilista e pelo representante da empresa. Assim, divergências entre as informações nele contidas e as do diário autenticado em papel podem acarretar penalidades.
Como existe uma norma para registro de livros mercantis, INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 107, DE 23 DE MAIO DE 2008 do DNRC, que dá validade e eficácia aos instrumentos de escrituração dos empresários, recomendo que a mesma seja atendida para evitar futuros transtornos por irregularidades apontadas pelos órgãos de fiscalização.
Muitas empresas que optaram pelo regime de lucro real com apuração de balanços trimestrais, tinham por hábito encadernar quatro livros no exercício, isto é, um para cada trimestre.
No último trimestre, além de imprimir o balanço e demonstração de resultados do 4º trimestre, elaboravam um balanço de janeiro a dezembro para atender os dispositivos estatutários, pois os contratos e estatutos sociais prevêem um balanço anual para aprovação de contas pela diretoria ou conselho de administração.
No programa do SPED Contábil é possível incluir, no mesmo livro tantas demonstrações quanto a empresa entenda necessário, desde que de períodos diferentes. As empresas que optaram pelos balanços mensais de suspensão, não terão esse problema, pois a IN RFB 926/09 dispensa a sua elaboração para as empresas que adotam a ECD.
Outra dúvida frequente é se qualquer empresa, independente do regime de tributação ou de estar ou não obrigada a entregar a ECD pode validar a escrituração e entregar para o SPED Contábil ?
É claro que pode!!! Fica facultado a qualquer sociedade empresária entregar a ECD, independente de estarem enquadradas como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Isentas.
Ainda não existe, entretanto, solução para as pessoas jurídicas não sujeitas a registro em juntas comerciais e sim em cartórios. A Receita Federal promete uma solução ainda para este ano.
Imaginem a economia de trabalho com impressão, mão-de-obra para encadernação, locomoção para registrar nas juntas comerciais, armazenamento e arquivamento físico dos livros, além do benefício para o meio ambiente, economizando dinheiro com a não utilização de papéis.
Trata-se de uma mudança radical de usos e costumes de dezenas de anos aonde nossos tataravós, os Guarda-Livros, transcreviam os livros diários primeiro a caneta tinteiro, depois usavam a datilografia para em seguida transcrever no papel com utilização de gelatina copiativa, então apareceram os computadores que imprimiam os arquivos digitais em papel para posterior registro, agora é o fim da impressão em papel, pois o arquivo digital é validado e assinado eletronicamente com a Certificação Digital, convertido em layout determinado, enviado via ReceitaNet Sped para o SPED
Nacional, registrado nas Juntas Comerciais, mantendo-se no meio digital com todo o respaldo legal.
Entramos pra valer na "Era Digital" e "Desmaterialização dos Livros Contábeis" !!!!
